Geef kansarme kinderen in Rehoboth Namibië een hoopvolle toekomst
Bel ons: 06 543 974 85

RKC Namibië en Nederland ook op IT-gebied ‘volledig in verbinding’

 

Tussen het RKC-team in Namibië en Nederland wordt veel samengewerkt. Informatie wordt gedeeld en er vindt regelmatig overleg plaats. Dan zijn goede communicatielijnen belangrijk, tegenwoordig gaat dat veelal online. Daarom werd dit jaar de ICT op het RKC naar een hoger plan gebracht.

Casper Bijl en Jack Esselink reisden in april 2018 af naar Namibië om een complete IT-oplossing voor het RKC te realiseren. Die oplossing lag in een Office-pakket dat het mogelijk maakt om informatie te delen over een grote afstand, zélfs als er even geen internet is. Jack: “Het systeem is eenvoudig te gebruiken en goed te beheren vanuit Nederland. We kunnen met dit systeem op afstand beheerstaken uitvoeren, zoals bijvoorbeeld nieuwe laptops in Namibië volledig uitrollen, vanachter ons bureau in Nederland.”

Geen half werk

De operatie werd minutieus voorbereid in Nederland. Na maanden werken en plannen konden Casper en Jack met een grote hoeveelheid hardware en een nog grotere takenlijst vertrekken naar Rehoboth. Concreet betekende dit dat er laptops werden geïnstalleerd en de medewerkers op het RKC een tweedaagse cursus kregen om ook goed met de programma’s te kunnen werken. Casper: “Alle medewerkers beschikken nu over dezelfde omgeving met dezelfde programma’s en daarmee dezelfde mogelijkheden. We wilden graag een Cloud-oplossing implementeren. De uitdaging voor deze klus lag in de matige en onbetrouwbare internetverbinding van het RKC-gebouw in Namibië. We laten nu de bestanden synchroniseren tussen de werkstations en de cloud op de momenten dat het internet goed is. We noemen dat een hybride oplossing.”

Trots

Casper: “De reacties van de medewerkers waren geweldig! Je zag de trots in hun ogen. Er zijn ook zeer moderne werkstations afgeleverd waar men jaren mee vooruit kan. Enkele medewerkers verstuurden hun eerste mail ooit tijdens de training. Nu kunnen ze bestanden onderling delen, kidsprogramma’s voorbereiden en kennis delen via de nieuwe infrastructuur. Een aandachtspunt blijft de internetverbinding. We zijn momenteel samen met de provider in Rehoboth een onderzoek gestart naar de mogelijkheden om de internetverbinding in Namibië te upgraden. Terugkijkend was dit niet alleen een heel uitdagend project, maar veel meer nog indrukwekkend en inspirerend! Ook door deze praktische zaken, groeit er hoop!”

De menselijke kant van IT

Casper en Jack konden tijdens de voorbereiding en uitvoering van deze IT-operatie continu terugvallen op Yellow Arrow, een adviesbedrijf op het gebied van IT. Jack: “Tijdens de implementatie ter plaatse konden wij telefonisch en via WhatsApp altijd terugvallen op de kennis van Yellow Arrow. Het team heeft voortdurend meegedacht in de geest van de stichting. Heel prettig om de menselijke kant van IT te ontdekken en op deze manier samen te werken.”

 

‘De IT was een beetje houtje-touwtje’

Een andere belangrijke partner van het IT-project is Laudame Financials. Hein Heuvelmans, directeur van het bedrijf, verbond zich in 2015 met Laudame aan het RKC. “Ons bedrijf bestaat uit ambitieuze (finance) professionals die grensverleggende uitdagingen leuk vinden. Dus zochten wij een passend goed doel waar wij ons structureel aan wilden verbinden. Ik kende René van het marathonschaatsen, kende zijn stichting en had de Weissensee al eens eerder getrotseerd. Zo is het balletje gaan rollen.”

Tijdens een gesprek met René Ruitenberg en Henri van de Ruitenbeek liepen de heren tegen een uitdaging aan op het vakgebied van Laudame. ‘Hoe kunnen wij de IT en financiële administratie in zowel Nederland als Namibië efficiënter inrichten’, vroeg het RKC zich af. “Dat was precies een vraag in ons vakgebied”, vertelt Hein. “Veel van onze mensen zijn actief in Finance én IT: processen moeten goed zijn en IT is noodzakelijk om in de toekomst zowel de Finance als Administratie goed te kunnen doen. De IT was een beetje houtje-touwtje. Samen met Jack en Casper heb ik mee helpen denken en schrijven aan het veranderrapport voor het RKC.”

Schaatsen op de Weissensee

In januari 2018 schaatsten negen Laudamers op de Weissensee, specifiek voor dit IT-project. Hein: “De intensiteit rondom de Weissensee leidde in de organisatie tot verbinding en verbroedering. Sommigen gingen schaatsen, anderen werden ook gegrepen en gingen spontaan helpen bij de fondswerving. Het zette ons bedrijf in beweging en we realiseerden met elkaar een bedrag van 16.000 euro. Dat geld maakt nu dit IT-project mogelijk en dat maakt het concreet. Mensen hebben het gevoel dat hun eigen inzet het waard is.”

Alles in de cloud, en nu…

Nu alles in de cloud te vinden is, biedt dat tal van vervolgmogelijkheden op administratief gebied.

  • De administratie (met name in Namibië) kan vanuit Nederland volledig verwerkt worden. Denk aan het verwerken van bonnetjes en uitgaven. Dat kan alleen als de basis goed, veilig en betrouwbaar is.
  • Het biedt de mogelijkheid om effectieve managementrapportages te maken (waar gaat ons geld heen, wat komt er binnen, welke projecten worden opgepakt). Dit helpt bijvoorbeeld bij het maken van jaarplannen en het schrijven van het jaarverslag.

Laudame sponsort niet alleen, maar levert ook uitvoerende handen. Er zijn continu twee medewerkers met hoofd en handen betrokken bij het administratieve project. Gerben Uijl is als senior betrokken om de administratie verder te professionaliseren. De uitvoerende kant wordt elk jaar opgepakt door een Junior van Laudame. Dit jaar is dat Alex Groenewold, vorig jaar was dat Jaco van Helden. Tot slot denkt Hein Heuvelmans mee met de personele kant van het project, samen met Jack en Casper.

Baie Dankie!

ICT op het RKC. Het klinkt voor velen wellicht als een kleine stap in de RKC-organisatie, maar het heeft veel inzet gekost en levert prachtige resultaten en mogelijkheden op. Velen hebben meegebouwd aan dit traject. Door sponsoring, door meewerken met hoofd en handen of door meeleven. Aan allen: baie dankie!  

Wil je op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor onze digitale nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte van alle nieuwtjes en ontwikkelingen uit Namibië, van lopende projecten tot evenementen.
188